Gemeente Meierijstad

Tijd voor verandering

“Mensen gebruikten negen van de tien keer het verkeerde formulier om een aanvraag te doen, waardoor we meer tijd kwijt waren aan het goed wegzetten van een melding dan aan het daadwerkelijk beantwoorden van de vraag.”

– Kevin van Dinther, strategisch adviseur I&A bij Gemeente Meierijstad

Gemeente Meierijstad

Gorilla Services

Gemeente Meierijstad is in 2017 ontstaan uit de fusie van drie kleinere gemeenten en een sociale dienst. Inmiddels voelt de organisatie, met ongeveer duizend medewerkers, als één geheel. Van Dinther is sinds 2022 strategisch adviseur Informatievoorziening en Automatisering en houdt zich bezig met het brede IT landschap van de gemeente, met de gemeentebrede ITSM oplossing als een van zijn aandachtsgebieden.

Vergelijking ITSM-tools voor gemeenten

Waarom de keuze voor Freshservice

Gemeente Meierijstad onderzocht systemen als Topdesk, Zendesk en ServiceNow, maar een demo bij Gorilla Services gaf de doorslag. Freshservice bleek niet alleen verrassend betaalbaar, het bood ook precies wat er miste. In tegenstelling tot het oude systeem zorgt de slimme AI-integratie nu direct voor een sneller en overzichtelijker proces.

Getoetst tegenover Topdesk, Zendesk en ServiceNow.
Verrassend Betaalbaar & Innovatief
Eenvoudig & Overzichtelijk

Uitdagingen van Gemeente Meierijstad

Verouderd systeem zonder AI Prijzen stegen jaarlijks, terwijl innovaties zoals AI uitbleven en de tool simpelweg niet meegroeide met de wensen van de gemeente.

Oerwoud aan formulieren Door een aanbod van ruim 150 formulieren raakten medewerkers de weg kwijt en werden meldingen structureel in de verkeerde categorie geplaatst.

Overbelaste servicedesk Het handmatig corrigeren van al die verkeerd weggezette meldingen kostte het IT-team meer tijd dan het daadwerkelijk helpen van de gebruiker.

Gebrek aan centraal overzicht Met een indrukwekkend landschap van zo'n 400 applicaties, had het team grote moeite om zonder gecentraliseerd platform het beheer overzichtelijk te houden.

Ons voorstel

Volledige regie over de inrichting Gemeente Meierijstad hield zelf de touwtjes in handen tijdens de opbouw, met Gorilla Services als strategische sparringpartner precies op de momenten dat het nodig was.

Kraakhelder overzicht via Custom Objects Liefst 400 applicaties werden in kaart gebracht en naadloos gekoppeld aan slimme formulieren en workflows, waardoor handmatig uitzoekwerk direct werd geëlimineerd.

Gefaseerde, razendsnelle uitrol in 2,5 maand Van een klein inrichtingsteam naar een vlotte adoptie door duizend medewerkers; het nieuwe pakket bleek zó intuïtief dat een simpele introductie voor de organisatie al volstond.

Slimme AI-check bij elke melding Geen handmatige triage meer. Een eigen AI-agent analyseert nu direct elke binnenkomende melding, en wijst razendsnel de juiste prioriteit en categorie toe.

Hoe hebben we dit opgelost?

Meierijstad koos voor Freshservice en deed de inrichting vrijwel helemaal zelf.
Gorilla Services fungeerde als vaste sparringpartner, met concrete adviezen op het juiste moment, zoals de Custom Object-functionaliteit voor overzicht over 400 applicaties.

Meierijstad nu:

Modern Platform: Overgestapt van een star, verouderd IT-landschap naar een flexibel platform.
Brede adoptie: Een gebruiksvriendelijk systeem dat direct omarmd is door medewerkers.
Slimme samenwerking: Zelf de regie houden, met Gorilla Services als trusted advisor op de achtergrond.
Directe support: Een vast, Nederlandstalig aanspreekpunt voor snelle en praktische oplossingen.