Startpunt
De pijn zat in Excel
Elk traject bij Belisol Eindhoven doorloopt dezelfde route: adviseur, inmeter, werkvoorbereiding, planning, plaatsing, naservice. Naarmate de vestiging groeide, werd dit proces kwetsbaarder. De gehele planning en werkwijze liep via Excel, en veel kennis zat in de hoofden van individuele medewerkers.
Een systeem vinden was lastig, want elk kozijn is uniek. Salesforce en HubSpot leken op papier alles te kunnen, maar liepen vast op de uitzonderingen die inherent zijn aan een maatwerkbranche.
De keuze
Op zoek naar een systeem dat meegroeit
Via een demo bij branchegenoot Be Solar, destijds ook klant bij Gorilla Services, maakte Van de Gevel kennis met monday.com. “Het is super simpel, super praktisch. Eigenlijk een Excel 3.0.”
Als lokale partner en klankbord koos Belisol Eindhoven voor Gorilla Services. De rol bleef bewust adviserend: Belisol bouwde de structuur zelf en Gorilla Services stuurde bij en gaf advies waar nodig.
“We zijn klein begonnen met twee à drie van de 45 medewerkers. We hebben letterlijk een Exceltabblad gekopieerd en in monday.com geplakt en gezegd: dit is het, en vanaf nu werken we niet meer in Excel.”
Aanpak
Klein beginnen, stap voor stap uitbouwen
monday.com is volledig in te richten naar wat de werkvloer nodig heeft. Zo uploadt de inmeter zijn foto’s nu direct vanaf zijn telefoon, in plaats van ze te mailen en uit te printen. Door zulke kleine wins kwamen de acceptatie en adoptie vanzelf.
Gorilla Services bleef continu op de achtergrond aanwezig:
- Advies over de inrichting
- Gebruik van nieuwe functionaliteiten van monday.com
- Slimme keuzes rond bijvoorbeeld de kosten van AI
Uitdagingen van Belisol Eindhoven
Doelen van Belisol Eindhoven
Structuur, grip en een eigen AI planningstool
Belisol Eindhoven houdt geen harde cijfers bij op klant of medewerkerstevredenheid, maar de personeelskosten groeien aantoonbaar minder hard dan de omzet en de klantcommunicatie is duidelijker.
Planning was het laatste onderdeel dat nog in Excel zat. Dankzij de open API van monday.com liet Belisol een eigen planningstool bouwen door een programmeur van vier uur per week. Met AI als hulp: “Waar je voorheen tien uur over deed, kost je nu nog maar een uurtje.” De tool draait op monday.com, met een eerste AI agent die servicemeldingen beoordeelt.
Lessons learned
- Laat het systeem het proces volgen, niet andersom.
- Begin klein en bewijs de waarde voordat je opschaalt.
- Geef medewerkers eigenaarschap over hun eigen stuk van het proces.
- Bepaal vooraf de rol van je partner: volledig ontzorgd, of strategisch klankbord.
Impact in cijfers
Resultaten
Overzicht dat niet meer in hoofden zit
Processen en planning staan nu vastgelegd in een gedeeld systeem, in plaats van verspreid over Excel bestanden en de kennis van individuele medewerkers.
Personeelskosten die minder hard groeien dan de omzet
Een aantoonbaar effect van het efficiënter inrichten van processen binnen monday.com.
Duidelijkere klantcommunicatie
Niet per se sneller, maar wel veel duidelijker richting de klant, dankzij een beter gestructureerd proces.
Een eigen, zelfgebouwde AI planningstool
Het laatste en meest kritieke onderdeel dat nog in Excel zat, nu op maat gebouwd binnen het monday.com ecosysteem, met een eerste AI agent die servicemeldingen beoordeelt.